ホテルに聞くしか方法はありません。もともと同意書云々は、全国共通のルールはありません。ホテルが個別にルールを決めて運用しているだけの話です。ただ、民法の規定で18歳未満の人と高校生は宿泊予約などの重要な契約をした場合、後から親権者の申し出で無条件に解約できることになっています。従って宿泊利用は未成年者でも契約は親とすれば、という発想で作られたのが同意書です。その規約の内容や運用の方法は施設ごとにまちまちです。
業務上の責任はすべて会社側が担います。 その前に、一社会人として働いているならばもう保護者云々は問われないはずですが。
業務で宿泊ならあなたの上司に書いてもらうか、総務部長に書いて貰えばいい。 高卒を雇っている会社なら、過去に未成年社員の出張やっているから雛形あるはず。
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