初めまして。私はネット系の仕事をしているのですが、最近新しい仕事が始まりまだ慣れていないこともあって一つ一つの仕事に時間…

Question

初めまして。私はネット系の仕事をしているのですが、最近新しい仕事が始まりまだ慣れていないこともあって一つ一つの仕事に時間がかかります。作業量と一日にやることはリスト化されているので仕事自体でつまづくことは少ないのですが、とにかく量が多いです。そこで質問なのですが、効率よく仕事こなしていく方法を教えていただきたいです。

Answer 1

現在はエンジニアですが、修業時代はコールセンタでの技術系の
トラブルシュート等たくさんやりました。

思うに、効率をあげるには、必要な情報をいかにすばやく確認できるか？
が重要なポイントになります。

対応範囲が多ければおおいほど、すべてを暗記なんてしてられませんし、
相手の状況が本当に情報と一致しているかも確認しないとならない。

技術系コールセンターの人間が通常にお客様と話していても、
実ははなしながら、３つも４つも同時に情報を確認しながら
話しているのを知っていますか？

けれど、会話はとぎれることなくスムーズです。

これは、仕事に必要な情報がきちっと管理されていて、
マウス片手に情報を確認しながら話しているからです。

話しをしながらでも、ぱっと目でみて確認しやすい情報の整理の仕方や、
ほしいと思う情報をすぐに取り出せる情報整理のやり方が
ちゃんとされているところほど、すぱっと即答できるわけです。

やはり対応にモタモタしているところは、まず、その情報整理が
できていないところがとても多いと思います。

どこに何の情報があるのかわからないような書式だったり、
１つの情報を確認するのに、３つも４つもファイルをあけて
その上で、総合的に判断しなければ、情報がでないようになっていたり。

そんなことしてたら、即答なんてできませんし、
情報をじっくり読んでいたら、言葉につまりますよね？

これをワンクリックですぐに出せて、一目で確認できる形式に工夫したりしているのです。

このノウハウをしらないような企業の上司が、
めちゃくちゃな資料を提示しておきながら、対応者の処理が遅いとか
時間がかかりすぎることばかりを注意している職場ってけっこうありますよね。

けれど、きちっと情報管理された大手コールセンター等を経験した人たちからみると、
まず社内情報の整理がなってない・・・というのにすぐ気づきます。

これは、電話対応にかかわらず、すべての業務に言えることです。

確認したい情報をスムーズに確認できる工夫。
これによって、どんな作業でも、かなり効率化できると思います。

Answer 2

仕事に慣れて一つ一つの仕上げるスピードを上げる、無駄を省く意識をする。
確認するのがチンタラしてる人とかは仕事が遅い。