事務職から転職した方に質問です。

Question

事務職から転職した方に質問です。事務職で業務効率化を意識していました〜という旨の自己PRをして、具体的な内容も説明したのですが、「その業務効率化でどういうメリットがあったんですか？何%、何円というふうに数字で表せられる実績はないですか？」と言われ何も答えられませんでした。

業務効率化とは言ってもせいぜい仕事がやりやすくなったくらいなので売上に貢献する部署でもないですし、数字でと言われると難しいです…

事務職って数字で成果が出るような仕事じゃないと思うんですけど、皆様はどういうことを自己PRしていましたか？

Answer 1

事務職から外資系営業職に転職しました。

外資系と言われるだけあって、面接も相当に突っ込まれましたが、とりあえず難なく返答しました。

まず、面接の絶対的な約束として、嘘をついたとして、バレないようにしなければいけません。
話を盛ったとしても、返せるようにしないとダメなのです。

例えば自分の場合は
自分「事務として業務効率化の為に、現場の人間とミーティングを設けて話し合いました。」
面接官「それはどのような内容で、どのような効果がありましたか？」
自分「私の職場では事務所と隣接して現場があり、それまでは現場とのやり取りに内線電話を使っていました。１日に数十回とやり取りをする中で、常に内線電話で現場の方を呼び出し、現場の端から端まで移動させて内線電話に出るということが非常に無駄であり、時間外業務の原因の一つであると感じました。そこで私は、無線機の導入を提案しました。無線機は所謂携帯電話みたいなもので、無線機があれば現場のどこにいても返答ができ、また話している人以外の人もそのやり取りを聞くことができます。最初は難色を示されましたが、導入の際にかかる費用とその時の時間外を比較し、周囲を納得させることができました。ちなみに、時間外は無線機導入前は平均して30〜40時間、導入後は10時間前後と、営業所の平均残業時間を20時間以上も減らすことができました」

と、上記のようなやり取りをしました。

自分で言うのも何ですが、ここまで答えれば申し分ない返答だと思います。

ちなみに、無線機の導入前後の営業所の平均時間外は盛りまくってますが、そこは話を大きくするために盛ってます。

参考までに。

Answer 2

基本は、時間換算ですね。
んで、次に、時給換算ですね。

全体10時間のうち、1時間短縮なら、10%
時給が2千円で、1時間短縮なら2千円

インパクトが薄いな〜と思ったら、チリも積もれば山となる作戦で、質より量、掛け算して増やすと良いですね。

2千円を10回やれば2万円、100回やれば20万、てな具合ですね。

Answer 3

効率化したなら
少なくともその人件費は浮いたはずです。

例えば、今まで作成に1日かかっていた書類があったとします。
それが半日でできるようになったとします。
それは週1回10人の人が作る書類だったとしたら
月当たり、160時間（おおよそ一人分）節約出来たことになります。
効率化にあなた一人がまるまる1ヶ月かかったとしても2ヶ月目から節約できるということになります。

多くの会社で行われているカイゼン活動は上記のような、費用対効果の経済的な面での評価をします。

事務職でもやってました。

Answer 4

事務職でも数字で示すことは可能ですよ。

・例えば業務効率を上げることで今までより１時間短縮できた
→他の業務に充てることが可能になった

・例えばコピー機の機能を絞ることでリース代を3.000円節約できた
→会社の利益に貢献可能となった

業務効率で貴方も色々貢献してきたのではないでしょうか？
確かに数字で表すことは難しい部分もありますが、貴方の業務を棚卸し
すれば、数値化は可能だと思いますよ。