仕事のミスをしてしまいました。

Question

仕事のミスをしてしまいました。私は派遣社員です。
改善策としてみなさんならどうしますか？

以下、仕事の内容(ほぼ毎日あります)

①社内システム利用の申請依頼がくる

②申請システムに登録し、上長がシステム上の承認をする。

①がきた当日の15時までに②を終わらせる必要があります。

私は②の工程の担当で申請IDを上長に連絡し、上長は「承認」ボタンを押します。

今回は上長が15時までの承認を失念しました。
承認依頼自体は午前中までには終えていました。
私も承認されたかの確認が頭からすっぽり抜け落ちてしまって…というミスでした。(普段は確認してるのに…泣)

正直、ミスしないように絶対忘れない！
なんて改善策でもないと思いますし、
自分の記憶力頼りではなく
業務として忘れない仕組みを作りたいです。

時間を過ぎて承認されていない事に気付いて、
すぐに社員に報告しましたが、
確認漏らしたこちらが悪いよね～
と言われてしまって更に落ち込みました。。
(その社員にもCCでメール飛んでるし、だったら部署の業務としてやり残しないか等の全体管理してくれよ、、、、、と思いましたが私が悪いので一旦飲み込みました。)

あまり初歩的なミスをしてしまって
落ち込んでます。
改善策を考えてこの悔しいというかやっちまった…という気持ちを切り替えたいのでアドバイスお願いします。

Answer 1

あるあるですね。よくある些細なミスです。
まず上長のミスです。
確認業務を忘れたご自身のミスも少しはあるでしょう。
デイリーで発生する業務を忘れるのは、逆によくあることです。
突発発生した業務があり、そっちに気をとられて、という感じ。

私なら、１５時の１５分前に、
PCでアラーム＆ポップアップだすようにします。
また、PCから離れている可能性もかんがみて、
スマホのアラームもセットします。

１５時に確認、を常に頭に持ち続けることは意外と難しいので、
忘れている前提の措置を考えますね。

まあ、それでも忘れるときは忘れますけどね。

Answer 2

>改善策としてみなさんならどうしますか？

大手ですが、我々の場合、
都度のシステム使用承認は有りません。
そんな無駄な事はやりません。

使える人は、
使いたい人が申請→その上司に承認依頼→上司が承認すると→システム責任者(&担当者)の順に承認依頼メールが飛んで、最終的にそのシステム維持責任者が、オンラインで承認する仕組みです。

要約すればつまり
『私の部下が業務で必要な為に、貴下の◯◯◯◯システムを使わせて下さい。』…という依頼が飛んで、システム維持責任者が承認します。

それは都度では無く、その使いたい担当者がその職場に居る限り有効となる仕組みです。
人事異動と共に見直します。

毎回毎日承認する必要有ります？
お金を扱う銀行でもそんな事は有りません。
我々でも、設計開発の社外秘情報でも、部門長の承認で申請すれば、DBへのアクセス権利(passwordと社員番号)が貰えます。

特許情報などもそうで、限られた人にしかopenされませんし、そのセキュリティと重要度(機密度)によって、使える人も変わって来ますし、それを判断するのは部門長です。

さらに、そのDBやシステムにアクセスすれば必ずログが残りますから、誰がいつ覗いたとか操作したとかは、必ず分かりますので、誰も悪いことは出来ません。

本当に、都度承認しなければならないシステムでしょうか？
それを見直した方が良いと思いますけどね。

システムでは無く例えば
『このお金を◯◯へ送金したいのですが？』…みたいなモノなら、都度の承認は必要ですが、そんな承認も無しにシステムを使って不正に送金しようとしても、送金出来ないセキュリティとなっているので、システムの使用可否では無く、その処理の承認有無がキチンとされていれば、システムを使う事に無駄な承認の仕組みにする必要は無いと思います。

この意味って、お分かりでしょうか？

今のやり方だと、システム使用承認を貰えば、不正もできてしまいます。(…そうです)
しかし我々の場合、システム使用承認より、業務処理可否の承認の仕組みなので、悪い事は出来ません。
つまり、システムは使えてもその処理が承認されていないと処理できないのです。
なのでシステム使用承認は、上司が必要と認めた人はその業務をやっている間は、ずーっと使えます。

違い、分かりますでしょうか？

Answer 3

本日何件申請をしております。承認宜しくお願い致します。

とメールを送って、主さんの元から責任を外すことです。
メールをしておけば全て上長の責任です。

Answer 4

②の上長が承認したかの確認は上長へ聞く以外で
貴方も見る事は出来るのでしょうか？？

できるのであれば私ならスマホ等のアラーム機能を使い
例えば14：00頃アラームを鳴らしアラームがなったら
はっ。承認確認しないと・・・

できて無かったら上長にまだ承認されていないみたいです。と
電話連絡。

ただ承認したかを見る権限があなたに無ければ正直上長に
確認するのは精神的に難しそうですよね。

それこそ部下が「お前仕事キチンとしているのか？」
「トイレ行った後手を洗ったのか？」レベルの事を
上長に聞けと言うのも現実的に難しそう。

ただできる範囲で言うならスマホのアラーム機能は結構便利です。

再度確認しないといけない案件があれば事前にアラームを
いくつか鳴らすように設定。

ﾋﾟﾋﾟﾋﾟってなったらきっと思い出すでしょうしね。