教えて!しごとの先生
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  • 解決済み

よく一斉送信メールがきます。先日も部長から約50名に一斉送信メールがきました。

よく一斉送信メールがきます。先日も部長から約50名に一斉送信メールがきました。私はその件に深く関わっており、不明点があったので部長に返信したら、「部長に返信せず、直属の上司から意見を 上げろ」と注意されました。皆様はどうされてますか?不明点がある場合の問合せ先を明記してほしいです。

補足

皆様、回答ありがとうございます。 意図としては、「皆から部長に返信がきたら対処しきれないから」「そういう決まりだから」でした(^^; 中には返信までも全員送る社員もいて、私自信も迷惑です(^^; やはり一斉送信メールのマナーを考えようと思います。

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回答(5件)

  • ベストアンサー

    私の場合大手企業の部門長でしたが、自分が直接配信した場合それは直接の問い合わせOK。 直接の問い合わせが好ましく無い場合は各課長を通して、趣旨や徹底して欲しい事を十分説明し、疑問や質問も対応出来る事を論議(管理職会議)してから落としますので、そんな事は有りませんでした。 逆に、課長の説明に納得出来ない場合は、直接の質問や相談は何の問題も有りません。 私の元上司は、常務(約2000名の事業所)になってからでも、一般の女子社員からの質問や相談でも、快く対応してくれていました。 課長からの説明に納得出来ない事や疑問が有れば普通の事で有り、それがトップダウン事項で有っても、担当の仕事に影響したり不都合が有れば、やり方を変えたりする事も有ります。 それが働き易い職場というものでは無いでしょうか。 私は、課長や部長が偉いなどとは思ってもいません。権限と責任が有るだけです。 作業そのモノは、担当者の方が遥かに優秀です。それをどう生かすか活用するのか?それがマネジメント。 話が飛びましたが、そんなメールを部長が出すなよ!…と言いたいですね。何の価値も無いし、そんなローカルな決め事が有るんだったら、普段から最初に言えよ…と言いたいです。 あなただけでは無く他の人も知らないのだから、今回疑問の無い人が、次回に疑問を感じて直接返信したら? 毎回のモグラ叩きしていていても、無駄を無駄と思わない会社?部長の言い方からしてもそう思います。 部長が課長に、こんな事が無い様に、課員に周知させる事…と言えば良い。 ここは、仕事の効率化やノウハウのカテですから、 反省→学習→水平展開となるべきで有り、あなたの補足も、一斉配信メールのマナーだけの終わらず、そこから生まれる無駄を無くす事だと思います。 例えば、課長に対し、今回の出来事を元に、他の人見たいに全員に返信メールを送ってしまい、それを全員が見てしまう(内容より時間的なる意味)事の無駄が無い様に一度、そんなローカルなルールが有れば、全員に周知徹底をして貰う様にPRして貰う。 それが効率化です。 あなただけでは無く、全員が認識出来る様な再発防止。 質問と違う回答で申し訳有りません。m(_ _)m

  • 職場の状況(メールの多さ)にも関係あるんですが。 それで調節する場合もあります。 たとえば、部長でなくても、対処する人がいるならば、 その人だけにメールを送る場合もあったりします。 というのも、偉い人ほど、メールが多くて、読みきれてない場合があり。 また、メールボックスが小さい職場だと、 メールがたまりすぎると、エラーになっちゃいますしね。 自分も、そういう理由で、あえて気をつかって 返信をいれる人、いれない人をコントロールしていたりします。 が、こんな例もあります。 途中経過をぬいて、結果だけ全員返信でいれるという方法があります。 そうすれば、途中経過のメールの数が減ります。 が、その途中経過をみながら、進捗のタイミングにあわせて、 関連部署が、自分たちの担当の部分を準備している部署とかもあるんですね。 そういう内容の途中経過ですら、ぬかれてしまうと、 準備しづらいというか。 また、わざとやるやつもいますよ。 チームで分担してやるべきところ、 自分だけでひとりじめしたいので、あえて結果しかいれないやつとかね。 結果すら入れないと、皆からせめられるじゃない? だから、途中経過は自分だけでみて、 最後の結果だけは、知らせてくるとか。 誰も分担できないように、わざとやってくるとかね。 けれど、その人が留守中、相手の会社から連絡があった場合、 本来、誰がでても、わかっていないとならない情報なのに、 誰もわからない状態になるとか、 それって逆にいうと、企業の信頼問題にかかわったりする。 そういう責任を考えないで、やっているやついるからね。 自分さえよければいい根性なんだろうね。 そういうのを防ぐために、次のような方法をとっている企業もある。 相手部署や、企業、お客様等、 自分のやりとりをするメールは、企業の代理としてやりとりしているわけです。 (個人の情報ではありません) そこで、企業の代表として連絡のやりとりをする場合は、 全員、グループの代表メールしか使わないという方法。 個人用のメールアドレスがあっても、あえて、代表メールだけで やりとりするんです。 そうすれば、いちいちCCとか入れなくても、 全員に同じメールが入るし、やりとりも、ちゃんとみえるでしょ? で、たとえば、自分の内部部署の連絡のやりとり、 (部長に相談とか)そういうのは、個人の部分になるので、 個人メールを使ったりとか。 ただ、それよりも、 外部のお客様以外は、メールを使わないやり方をやっている企業も多いです。 案件ごとにデータベース上で、タイトルがあって、 そこに、全員が全てのやりとりを入力するのです。 連絡もDBの中、返信もDBの中。 メールは一切つかわない。 関係者は、案件ごとに、今、どうなっているのか? 進捗もそれをみるだけで、状況がわかるという形です。 メールボックスの仕分けもしなくていいし、 それぞれのプロジェクトのメールの情報を いちいち読み返さなくても、進捗が人目でわかるし、 それぞれの作業に携わった人、報告を書いた人も、 一発で、そのDBをみれば、すべてわかる また、別部署にエスカレーションしたい案件は、 エスカレーションボタンをおすだけで、 その部署のDBに反映するようになっていたりとか。 こうすると、たとえば、滞っている仕事があったとして、 別部署は、いったい何やってんだ?、連絡すらこない。 と思うことってありますよね? データベースをみるだけで、最後に担当しているやつは 誰かわかるので、 ああ、こいつが仕事ためてんな・・とかもよくわかる。 ついでに、どう対応したのかもよくわかるので、 担当者がへんな対応をしていて、そこから仕事がこじれたな ・・・・というのまでわかってしまう。 いろんなスタイルのものがありますけどね。 そういうところで働いていると、 メールがもれた、周知がちゃんとされていないとか、 情報共有していないとか、 バカみたいに、仕事の分担をしようとしないで、 ひとりで仕事かかえているやつとか、 報告を忘れているやつとか、ぜーんぶみえる。

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  • 組織が階層になっているんですよね。 それなら、まずは不明点は直属上司に 問い合わせされてはいかがですか? 部長 ・・・部下50人 直属の上司・・・部下?人(10人くらいか) 質問者さん 部長からの業務指示なんですよね?50人 それぞれから返信されてたら、部長も処理 しきれないです。一旦、直属の上司を挟ん でも問題ないのでは? それと、「部長に返信せず、直属の上司から 意見を上げろ」の意図はなんですか? そういう指示があるからには、必ず意図があ る。その意図はなんですか?

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  • メールって怖いですね! 私も苦い経験を何度もしました。 さて、ご質問の参考までに。 部長よりそのような返信があったなれば、以下のようにしたら如何でしょうか? 送信先は、直属上司宛にして、CC.で部長に返信する。 このCC.BCC.は結構使うと良いと思います。 送られた方は、嫌でもメールの内容を”開封”という形で確認したことになりますからね。

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    ID非表示さん

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