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【行政文書管理について】 官公庁勤務の方にお聞きします。

過去にはバラバラで雑多にストックされていた行政文書を、現在では総務省主管のGIMAに登録するため、すべての行政文書(他部署から受け取ったもの、発簡したもの、さらに起案から浄書までのプロセス)を、分類別(大分類→中分類→小分類)に細かく分け → スキャンしてPDF化 → その後、紙媒体を廃棄。 紙媒体を保存するのであれば、GIMAに登録後取得したタイトルをフォルダの背表紙に貼り、年度管理・または年管理で保存。 日々このような作業をされているのでしょうか?

質問日2019/07/09 21:00:03
解決済み2019/07/16 07:13:26
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ベストアンサー

gimaというか、一元的文書管理システムに行政文書ファイルを登録する際に、紙か電子データかを選んで登録しますので、あえて、既にある紙の文書をPDF化はしていません。 紙で保管しています。 自分の担当する行政文書ファイルは限りがありますので、ファイルを登録して背表紙を作るのは苦ではありません。 もともと、内容と年度毎の管理はしていたので、年度始め等に行政文書ファイル登録をしてしまえば、特に大変な作業にはならないです。

回答日2019/07/09 21:17:41

質問した人からのコメント

ご回答をありがとうございました。

回答日
2019/07/16 07:13:26

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