電話対応が苦手

Question

電話対応が苦手新社会人です。先週から配属先に配属され、上司から電話を積極的にとるように言われています。言われた通りに電話はとるのですが、応対をすること、言葉遣いに気をつけること、メモを取ることにいっぱいいっぱいで、肝心の電話の内容が疎かになってしまいます。相手の名前すら失念することもあり、どこが重要でどこが重要でないかもわからないため、大事な部分を上司に伝えられなかったりします。そもそも、業務内容や部署が抱えている案件のの1/50も把握できていないため、知らない人が知らないことについて喋っていて頭に入ってこないみたいな側面もあります。
何はともあれ、非常に憂鬱ですが、明日からも電話を取らねばならないので、電話対応のコツみたいなところをお聞きしたいです。特に電話の要点の汲み取り方、それを踏まえた上手なメモのとり方、メモでいっぱいいっぱいにならない方法などを知りたいです。

Answer 1

「誰から」：社名、名前、部署など
「誰に」：名前、部署など
「電話番号」：折り返し連絡に必要
「案件」：自分が分かる範囲で十分。無くても可。

必要なのはこれだけです。
自分の用事でなければ細かい内容まで聞く必要はありません。
小さいメモ用紙か付箋に書いて、担当者に伝えましょう。

Answer 2

電話だと思うから焦るのでは？

普通に、知らない先輩社員から声をかけられたと考えてはいかがでしょうか。

相手は、用事のある相手の名前と、先に名乗ってくれるので、まずはそこに全集中。

Answer 3

メモとらせていただきたいので少々お待ちください、的なことを言って自分のペースでやった方が良いと思います