定例会議をなくしたいもしくは減らしたい時間短縮したいです 現在従業員が数万人規模の会社で働いています 毎月一度各都道…

Question

定例会議をなくしたいもしくは減らしたい時間短縮したいです
現在従業員が数万人規模の会社で働いています
毎月一度各都道府県で定例会議があり事業所の責任者が１００名以上集まり支店長の挨拶から始まり管理職の話が続き
売り上げ契約数人件費など７割は毎回同じ報告の繰り返しです
問題なのは拘束時間が５時間プラス移動時間あり
各々その日の仕事を途中で切り上げて会議会場まで車で移動します
会議がある日は現場から責任者が抜けるため現場は負担も増え
責任者は自分の仕事も終わらない日もあります
それなのに５時間もの拘束時間がありながら
会議の内容の７割は毎月同じ報告で書面で済むものです
こんな事を２０年もやってます
以前上司にどうにか書面ですまないものか？
と話をすると対面で会議をすることに意味があると言われ
でもコロナの時は対面会議ではなく書面で済んでましたよね？
と言っても聞き入れてもらえずでした
会議をどうにか減らしたい、なくしたい、時間を少ないくしたいです
どうしたらいいでしょうか？

あなたが社長になればいい
や
会社が必要だからやっている
等以外の返答でお願いします

Answer 1

弊社事例ですが、私はコロナ前から全国の支店を回る仕事をチームでやっていました。
一年の3分の2は出張になります。全国への出張移動が毎週あり、現地のビジネスホテルでの滞在、など体力的にきつい仕事でした。
そのため、遠隔、リモートワークの方法を提案して、試験的に導入していました。
その後、コロナ感染が流行り出した時に、このリモートワークを全部署に広げて、在宅勤務制度が即日出来上がりました。
コロナ前まで、必ず出張集合して終日行なっていた会議も１時間に短縮したweb会議になり、非常に効率化が進みました。
コロナが五類になった途端、営業部門、事業部門が、再び集合会議、集合研修に戻すようになりました。
『対面で会議・研修することに意義がある』というのが、営業部門、事業部門の責任者の常套句です。
対面会議、対面研修の時が必ず懇親会・懇談会をセットするのも恒例です。
私の部門はコロナ後もweb会議が主です。せいぜい年度はじめに対面をやる程度です。
コロナの最中にメタバースの職場を作り在宅勤務者と出勤者をそこに出勤させており、ハイブリッドで仕事しています。

要は、会議の目的が何か、と明確にするべきでしょう。
会議は、業務の課題や問題を議論、審議、協議、討議して、方針決定することが目的です。
会議というのがその手段であり、場でしかありません。
その課題や問題が何か、で対面にするか、webにするか、書面にするか、を考えれば良いと思います。
対面でないといかん、webでないといかん。。。という議論ではなく、どういう形態で会議するのが、会議の目的に合っているか、という観点で考えれば良いと思います。
物事は、常にハイブリッドで考えるべきだと私は思います。

Answer 2

なくしたい、減らしたい、でも無理、なんですよね

あなた様が参加しなければ良いのです
それで問題解決です

それで評価が下がったり降格されるようなら、あなた様は会社にとって必要な人材では無いということです

そういう人材と評価されている状況の中では、あなた様の提案は通りません

会議をなくしたいどうしよう、というフェーズで立ち止まらず、どんどん駒を進めてみましょう

本当に無駄な会議が多いのでしたら、そういう会社は社会悪なので退場して欲しいです
代わりはいくらでもありますので、倒産してもより生産性の高い筋肉質の会社が現れます

その方が健全です
下っ端がいくら言っても変わらないのが真理です
自分が変えられない、のなら、自分が変わるしかありません

Answer 3

オンライン会議で良いでしょう

Answer 4

対面会議でも効果があると示せば良いでょうね。
ちょうどコロナの時の例があるのだから、比較ができるでしょう。
会議の目的があるだろうから、その目的が対面会議でなくても達成できると判断できる資料を準備して説得できればなんとかなる可能性があるのではないかな。