書店員の方、回答願います。自分は週5日、5時間程度パートで勤務しております。

Question

書店員の方、回答願います。自分は週5日、5時間程度パートで勤務しております。特に大型店舗のようにジャンルごとの担当者がいるわけでもありませんが、定期購読していただいているお客様は100名以上で、本の種類でいうとひとりのお客様がコミックス30種類以上と、本の数にするととても頭では覚えきれない数になります。毎日入荷がある中で定期購読の本の取り忘れがあると全部自分の責任になってしまいます。店長でも社員でもなくパートの自分です。他の人が取り忘れていても自分のせいだろうと決めつけられて怒られてしまいます。書店員の先輩方、うまく取り忘れをなくすほうほうや、貴店ではどうなさっているのか御助言お願い致します。

Answer 1

書店員として解答。
僕が勤めているお店では「予約抜き取り表」と「定期雑誌抜き取り表」を組み合わせて一枚にした物を「月、日付、発売日」ごとに分けて作成し、メインのレジ横に保管・管理して「全員が必ず閲覧する」ことを義務付けています。

また、個人のお客様が数種類の予約・定期を注文している場合は個別のカードを作成し、同様に管理しています。

これによって「朝の入荷時にチェックする・しやすいようにする」体制を整えているほか「一人に全部任せるやり方にならないように」徹底しています。一人に任せると必ずミス・事故が発生するからです。

要は「担当がいようがいまいが、決して一人で管理しない」こと。
「客注・予約商品に関しては誰一人例外なく、全員が情報共有すること」を徹底しています。
一人に任せると他の人間はほぼ100％やらなくなる・関知しなくなる上に、内部不正の温床になるからです。

・・・うーん。本来ならもっと詳しい説明をすべきなんでしょうけど、文章だとうまく伝えられない（汗）

うちのお店も十年くらい前までは「客注・予約管理がずさん」でしょっちゅうトラブルを起こしていたんですけど、
１．予約・抜き取り表の作成。シンプルで見やすいものにする。
２．バイト含め全スタッフが情報を共有・共通管理をする。
ことで、ほぼなくなりました。・・・というか、うちも相当大きな店ですけど、大きな店ほど「担当」は置かない気がします。「責任者」は置くけど。
そのため仮に客注処理をメインに仕事をする子が休んでも、他のスタッフがフォローできるようにしています。
また、責任者は店長です。社員を責任者にはしません。スタッフや社員がミスしてお客様に怒られたら、その対応は全て店長にやらせます。（例外はありますが）
そしてそういった「トラブル対処」が嫌なら、客注・予約の情報を全員が共有するように工夫・努力し、朝礼などで発言。あるいは「情報シート（ノートの所もある）」を利用して強引にでも読ませる。
そもそも「予約・客注注文」というのは、レジでの接客の次にトラブルが起こりやすい箇所なので、その部分をデリケートに処理できない店は潰れますし、店長が率先して動かなければ特にいまの若い子なんて絶対に付いてきませんからねぇ。

とりあえず、こんな所でしょうか。他に何かありましたら遠慮なくおたずねください。