私の職場には外出先を記入するホワイトボードがあります。

Question

私の職場には外出先を記入するホワイトボードがあります。担当者が不在の時、社内電話でどこに行ったのかと聞かれた為、そのホワイトボードに書かれた外出先を伝えました。
すると実際には会議中だったらしく(ホワイトボードは消し忘れ)翌日に社内電話の相手の方から叱られました。因みに会議があるという事は事前に知らされていませんでした。
突然知らない人が来たかと思いきや上司と打ち合わせの約束をしていた・何も言わずに外出するのが普通の職場です。
小さな会社ですし、たった約10人の行動を把握するというのは事務員として当たり前なのかもしれませんが、私にとっては難しく感じてしまいます…。
何かアドバイスがあれば教えて頂きたいですm(._.)m

Answer 1

…で？
困るのは誰なんでしょうね？

まさかの＂あなた？＂とか。
流れから読めよ！…と言われそうですが、そもそもそれが間違えているんですよね。

つまり、本人が困らないからそうなっているとは思えませんか？
だったら困らせてあげましょうよ。

> 翌日に社内電話の相手の方から叱られました。
はい？
私が怒られてしまうのでしょうか？
運用ルールでは、本人が行き先を書く事になっているし、急ぎで書けない事も有るのは分かりますが、その時は一言【外出するから、◯◯時頃になる！】…と言って出て貰えれば。私たちが代わりに書く事も出来ます。
それを書かない人を怒らないで、被害者の私を怒るのでしょうか？
やはり◯◯課(相手)でもそうなんでしょうか？

返す言葉が無くなります。
或いはその場で＂わかりました。担当者に変わりますのでお待ち下さい。＂…と、担当者に繋ぐ(或いはわざわざ呼びに行く)。
ここ大事！

> 突然知らない人が来たかと思いきや上司と打ち合わせの約束をしていた・何も言わずに外出するのが普通の職場です。
その時は、担当者の上司に確認するのが普通です。
上司も一緒なら所長なり社長に確認します。
(心では、部下の行き先も知らないのかよ？)

という事で、困る人が誰かをはっきりさせる事ですよね。
そうしてやり方を正していきます。

それに、ホワイトボードに書き込むのはやめて、マグネット式にしては如何でしょうか。

マグネットに名前を書いて置いて、行き先表を右端辺りに書いて置きます。
行き先は簡単に、
社内(何も予定が無ければ)
会議
外出
来客…など。
そこに自分の名前のマグネットを置いていけば。
それぞれの行き先の横に時間が書ければ尚良いと思います。
わざわざ行き先を書くのが面倒なので、マグネットを置くだけなら、とりあえず良しとして、そこに時間を入れて貰えれば完璧だと思いますが。
やらせる様に仕向けるには、その相手から言って貰えば直ります。

Answer 2

電話があった場合は、ホワイトボードに書かれている内容でお伝えします…と前置きして回答すれば防げたんじゃないかと思います。

普段の状況もわかっているならば、今更ホワイトボードの習慣を改善しろとかも言えないので、答え方のコツを考えた方が得策だと感じました。

Answer 3

ホワイトボードは消し忘れた人は要注意人物にして、特に注意しますね。
部署内が見渡せるなら、朝一でホワイトボードを確認して、記載してある事に誤記があるなら本人に確認して消しちゃうとか。
私だったら「ホワイトボードに書いてあったので、その通りに返答しましたが…。間違っていたみたいですね。すみません。担当に注意してもらってもいいですか？私が注意しても聞いてくれなくて困ってるんです。」とか言っちゃいます。一度自分が謝ると相手のボルテージが下がってこちらの思い通りに動いてくれたりしますよ。謝るのはタダだと思ってるんで。

Answer 4

どうもね、集団イジメのニオイがプンプンしますね。

その、消し忘れた人に言いましたか？お陰で怒られたよ、って。

だってね、どう考えたって貴方に落ち度なんか1ミリも有りませんよ。有るとすれば第一義的にはその消し忘れ野郎ですし、次にはそんな事は多分習慣でしょうから、そんな習慣が出来上がる迄放置してる管理者ですよ。誰ですかね？社長？専務？

こう言う事って。下に出てればどんどん責任を押し付けられますからね、お返ししませんか？

消し忘れるんなら、毎日こっちで消して上げましょうよ。親切ですよねー。

何時に消すのかはルールをお決めになればいいと思います。で、その後予定を書きいれて貰います。やるなら毎日がいいでしょうね。

で、書き忘れるヤツが居たら、問い合わせが有っても「あ、書いてませんねえ」って言えばその怒りの矛先って貴方には来ないじゃないですか。

それに、消し忘れは絶対に無くなるから、それに騙される事も無くなるし、空欄が×なのは皆分かりますから、記入の促進にもなると思いますよ。

濡れ衣で怒られて腹の虫が収まらないから、そう言うシステムにします！って宣言されたらいいと思いますよ。いつまでもナメられたままじゃイヤじゃないですか。