商社事務で今勤務しています。 小さな会社ですが、リモートワークを導入して欲しいと思い偉い方に相談したところ完全にリモート…

Question

商社事務で今勤務しています。
小さな会社ですが、リモートワークを導入して欲しいと思い偉い方に相談したところ完全にリモートは無理だけどいいね！と言われました。ですが商社なので受注発注の作業があります。
会社のファックスにお客様から注文が来てファックスで仕入れ先に注文を送ると言う形です。

他にも郵便や在庫分の商品と一緒に届く納品書をどうするかなど。楽々明細などは毎月膨大なお金がかかるので無理と言われました。

このような仕事をしてる方で実際にリモートできてる方いらっしゃいますか？
私の会社は在庫管理や出荷もあるので完全にリモートは求めてませんが週に2.3回できればいいかなという感じです。

教えて頂けると幸いです。

Answer 1

とりあえず、誰かが郵便物などのために、オフィスにいる必要があります。
事務員は３人。２人はオフィスに出社、1人はリモートワークでローテーションという勤務形態とします。

オフィスでも、なるべくパソコンで仕事をします。
自宅でも、会社のノートパソコンから仕事をすることとします。以下、このパソコンをリモートPCと呼ぶことにします。

リモートワーク用PCと社内のLANを接続するために会社側にVPNサーバーを設置。

Fax 受けは、HDDに受けて保存。リモートPCからも、オフィスからもみれるようにする。

Fax 送信 リモートPCから発信できるようにします。

その他、業務のシステムのサーバーなどにも、リモートPCからも社内からもアクセスできるようにする。クラウドなども利用して、各種のデータをいれて、社内でもリモートでも、クラウドに入れたデータを使えば共用できます。

以上で、Fax と メールを含む、PCなどのコンピュータ系の作業がオフィスでもリモートでも出来るようになると思います。

電話に出る事は難しいですね。
社内で受けてもらって、そちらからリモートへ連絡。リモートから相手へ電話するという形で、業務が出来るでしょうか？

郵便物などの紙媒体が面倒です。
デジタル化するにしても、一度はスキャンする必要があります。

客先、仕入先などには、まだ紙が残ると思います。
さて、これくらいで業務が可能でしょうか？
リモートワークの為にかかるコストに見合うでしょうか？
各社の事情と考え方などによると思います。

Answer 2

商社勤務ではありませんが。

まずはFAXや手書きの書類をなくす事からだと思います。リモートワークが出来ている会社はFAXや郵便をほぼ無くして、基本メールでのやり取りだけになっていると思いますよ。