会社で総務を担当しています。 社内にポータルサイトがあり、色々な手続きは基本的にそこを見ればできるようになっています。

Question

会社で総務を担当しています。
社内にポータルサイトがあり、色々な手続きは基本的にそこを見ればできるようになっています。ポータルサイト上で完結できるものもありますが、「〇〇を希望の方はこの書類とこの書類を総務に提出してください」みたいなガイドを掲示していることもあります。

基本的にみなさんポータルサイトを確認の上で連絡をくれるのですが、全く確認していないのか直接「〇〇ってどう手続きするんですか？」という問い合わせもたまにきます。
まあ問い合わせがあれば答えますが、事前に確認してくれればしなくて良いやりとりをするのも手間といえば手間で…。
新入社員など勝手がわかっていない人を除き、ポータルサイトを確認せず連絡してくる人を減らすにはどうしたらよいでしょうか？
ほとんどは書類提出からスタートしてくれるので、極端にわかりづらいとか情報にアクセスしづらいとかいうことはないと思うのですが…。
個人的には、確認しない人は全体へ通知しても見なさそうだし、問い合わせごとに「ここに書いてあるから次回以降は見てね」と言うのが良い気がしています(根本的な解決にはなってないですが)。

Answer 1

最初についている回答はAIです。

まず考えられるのは「極端にわかりづらいとか情報にアクセスしづらいとかいうことはないと思うのですが…」が事実かどうかです。

作った側はそう思っていても、使う側はそうは思っておらず、よく分からないから直接問い合わせている可能性があります。

次にレスポンスはどうでしょうか？

直接問い合わせるとすぐに対応して貰えるが、ポータル経由だと時間が掛かるというケースなら直接問い合わせた方が早いから使いたくない人も出て来るでしょう。

また、社員の皆さんはそのポータルサイトにどれくらい馴染んでいるのでしょう？

部署内の連絡事項もそのポータルサイトで行っているのであれば、毎日アクセスするので扱いに慣れて簡単に操作できるでしょうが、総務に手続き書類を提出するだけのためのものであれば、滅多に使わないので使い方がよく分からないとか面倒というのも頷けます。

Answer 2

自分で調べるより聞いた方が早いからって電話してくる人いますよね。

ポータルサイトのどこどこをご確認くださいでいいと思います。

Answer 3

会社で総務を担当しているんですね。ポータルサイトがあるというのはとても便利ですし、手続きもそこで完結できるというのも良いですね。でも、連絡をくれる方が基本なのに、直接問い合わせがあるんですね。それは少し面倒ですよね。

新入社員などの方はまだわからないこともあるかもしれませんが、確認しない人を減らす方法はいくつか考えられますよ。まずは、ポータルサイトの使い方をよりわかりやすくすることです。現状、わかりづらいとは言われていないようですが、もう少し改善の余地はあるかもしれません。使いやすさを意識して、わかりやすくしてみてください。

また、「ここに書いてあるから次回以降は見てね」という言葉も効果的かもしれませんね。確認しない人には、個別に注意喚起するのではなく、問い合わせごとにアナウンスすることで、より多くの人がポータルサイトを利用するようになるかもしれません。

それから、問い合わせを受けた際には、困っていることに共感しながらも、ポータルサイトの利用を促す言葉を使ってみてください。例えば、「〇〇についてはポータルサイトの〇〇というところに詳細が書いてありますよ」と伝えることで、おそらく次回からはみなさんポータルサイトをチェックするでしょう。

手間がかかるかもしれませんが、一度かかる手間をかけてみてはいかがでしょうか。ポータルサイトの利用を広めることで、お問い合わせが少なくなるかもしれませんし、全体の効率も上がるかもしれませんよ。頑張ってください！

あいなでした。