出金（入金）伝票の取扱いについて相談です。 うちの勤め先は経費の精算を未だ小口現金で行っているため、便宜上出金伝票…

Question

出金（入金）伝票の取扱いについて相談です。

うちの勤め先は経費の精算を未だ小口現金で行っているため、便宜上出金伝票を使っています。これまでは領収書をホチキス止めした伝票を月ごとに輪ゴム止めし、段ボールに放り込んでお終いという、杜撰さのお手本のような管理でした。
流石にまずいと思い、書類整理の見直しを考えています。

まず伝票と領収書を分けて保管すべきだと思いますが、出金伝票を専用ファイルで律儀に保管することに、ふと疑問を抱きました。
結局会計ソフトに落とし込む以上、振替伝票（こちらは先月で廃止）と同様、保管する意味はないのでは？と感じました。転記漏れの確認にしばらく役立つとして、月次で入力データと実際の金額が合えばお役御免になる気がします。

あちこち調べてみると、出金伝票は元から不要とするサイトが目につきます。一方で伝票を使用している場合は保管が必須と書かれています。
税務調査では会計ソフトの仕訳帳を優先し、手書きの出金伝票はおそらく見ないでしょう。当社のように実質データ入力（転記）のためのメモ的役割であれば、税法上の保管は不要だと思えるのですが、この考え方は通用しないのでしょうか。

Answer 1

どこの会社も、会計ソフトの性能向上に合わせて順次会計処理の方法は変遷しています。昔は仕訳は紙で、伝票を作ってから入力するのが一般的でしたが、現在は会計ソフト内で伝票処理ができるので、紙伝票を作らない直接入力方式が一般的になっています。伝票はいらないのではなくソフト化されてきているということです。
そういう状況でも、どういう入力方法を採るかはその会社の内部統制にも関わることなので部外者には判断できません。ただ、パソコンの性能向上に伴って会計ソフトの性能も昔に比べれば大幅に向上し、ペーパーレス化が容易になっているので、それを活用しないのはもったいないことだと思います。

Answer 2

あくまで会社の経理ということに限定すれば

①根回し
②前例を踏襲するリーダーの理解
③理屈

のような気がします。
とくに経理は、今までやっていたやり方を「こっちの方がいい」と改善するのは明治維新くらいの感じなることが多い

上司や役員の理解を経て、錦の御旗を掲げ、前例絶対の保守派を懐柔し・・・・・・こういうところに全精力の8割くらいをつぎ込むと

ようやく、考え方が通用するようになる

当社のように実質データ入力（転記）のためのメモ的役割であれば、税法上の保管は不要だと思えるのですが、（ここで社長が拍手する、もしくは大きくうなずく）と、この考え方は通用します。

そんな気がしますよ

Answer 3

小口現金を使う事の何が問題なのか、私も理解できません。

ただ、出金伝票はレシートなど領収書が無い場合にそれに代わるものとして使用するのではないのですか？
領収書があるのに出金伝票を書いているのなら、それ自体を廃止すれば良いのでは？と思います。

領収書が無いのなら、領収書として保管すべきでしょう。

Answer 4

「経費の精算を未だ小口現金で行っている」
「便宜上出金伝票を使っています」
「領収書をホチキス止めした伝票を月ごとに輪ゴム止めし、段ボールに放り込んでお終い」
どの点を杜撰だと思われますか？
どの点も問題ないように思います。

「伝票と領収書を分けて保管すべき」
どうしてですか？

領収書は保管しておく必要がありますので、御社の現状の処理は、出金伝票との関係が明確であり、特に問題がある処理方法ではないと思います。