社内における従業員の個人情報保護の件で質問致します。長文になりますが申し訳ありません。

Question

社内における従業員の個人情報保護の件で質問致します。長文になりますが申し訳ありません。パート先にはタイムカード打刻機が無く、派遣のタイムシートの様な用紙に、勤務後社員にサインをして頂く仕様です(社員さんはその都度違います)

その用紙には住所・電話番号・生年月日・銀行口座・通勤ルート、を記載する項目があります。パート先は子会社で、給与計算は親会社の経理がする為、その様な項目記入があります。

元々は各自が手書き記入する仕様でした。この様な個人情報を勤務する度に不特定の方の目に触れる(注視はしないでしょうが)のもどうかなと思い、私は月末の提出時に全てを記入していました。

しかし途中から、全ての個人情報が入力された原本が配られました。毎月コピーして使う仕組みです。

パート人数が数十人と多いのもあり、少人数の事務方のチェックが大変な事、記入ミスがあった際に給料が振り込まれない等のトラブルを回避する為の事とは理解していますが、ここまで個人情報が記入されたものを、勤務する度に不特定多数の方の目に触れるのは正直、心外です。

個人情報保護シールを貼ってみた所、サインを頂く際に不可解そうな表情をされましたので、これは失礼にあたるのかと思い、その次は個人情報の部分を折り曲げ見えない様に渡しましたが、これまた怪訝そうな顔をされてしまい…用紙は広げて渡さないと不味いのかと思いました。

そうなりますと、原本に入力されている大事な個人情報部分には修正テープを貼り、月末の提出の際に貼った箇所を手書き記入する方法しかありません。

そうして使用していましたが、考案者の事務方にサインを頂く事になった日に、何故情報が消えているのか問い詰められました。従業員の個人情報保護については頭に無さそうな相手に、個人情報云々反論しても余計厄介な事になると思った為、見られたくないという意向を伝えた所『間違わなきゃいいですけどね、、』と不服そうな感じで言われました。

この様な場合、個人情報が掲載されたタイムシートを不特定多数の方の目に触れる事を我慢し続けなければならないのでしょうか？

最後までお読み頂きありがとうございます。

Answer 1

勤務表・出勤簿的な様式であるならば、社員番号と氏名くらいで十分の筈なんですけどね。

本来、これらの質問者さんが記載された個人情報は雇用が決まった時点で、社員マスター（パートも含む）として、勤怠システムや給与計算ソフトに登録をします。
なので、変更が発生しない限りは、必要のない情報。
当然、誕生日は変りませんし、変更がある場合は要申請です。

ここで一つの推測ですが、元々、その用紙の個人情報記載欄は「変更がある場合」に記載する筈だったのが、何かの手違いか勘違いで毎回記載するようになってしまったのかもしれません。この手の用紙て、一番最初に書いてあると「右へ習え」で次の人も同じ様に書いちゃう傾向はあると思います。
親会社としては記載されてきた以上は「変更があるといけないから要チェック」ですから、チェックする側は大変です。
だから親会社の経理としては毎回変更も無いのに記載されてくることに対して予め記載した原本を出してきたのかもしれない。
なので、ここは親会社の経理と子会社の担当者（考案者？）で双方が確認をした方が良いです。

Answer 2

コンプライアンスをしっかりやってる会社なら間違いなくアウトだろうね。

でもそうじゃなければ、国の法律云々にひっかかる訳じゃないし
嫌味を言われつつも自分で隠したりは出来るみたいだから
もうそれで我慢するしかないかな。

Answer 3

不適切であり会社に改善を求めることはできますが、違法ではないので会社が拒んだ場合はガマンするしかないです。