転職先のExcelが重くて困惑しています。私の考え方が古いのか教えて

Question

ください。昨年転職したのですが、共有されるExcelが平均15MBで困惑しています。

reportingやsimulationをする時も重くて作業が進まず、時にはcrushして、前職の2倍くらい作業時間がかかります（PCのスペックの問題もあるかもしれませんが）。

転職前は共有するファイルが10MBもあるのは考えられませんでした。たしかにworking fileが重いものもありましたが、共有する場合はbackupを削除したり、なるべく書式設定をつけないなど軽くして、後工程の作業に負荷がないようにしていました。
元データがあまりに重い場合には、アクセスや別のエクセルファイルからデータ抽出をした上で作業を進めていたため、動きも軽かったです。今の職場では、元データも全てついており、sumifやlookupで他のシートに飛ばしているので一覧性はありますが動きがとても遅くなります。
更に躊躇なくメールで送付し合っており、ネットワークに負荷がかからないのかなと不思議に思います（IT policy上の制限はありませんが、、）

なおOffice365を使用しており、バイナリファイルにしています。

外資系事業会社のfinanceとして20年ほど勤めており、いずれもデータ量は現職と同程度かそれより多かったのですが、重くても8MBくらいになるようにしていました。

office365を使用するのが初めてなのですが、私の考え方が古いのでしょうか?または改善ポイントとして検討するよう部下に指示してもよいものでしょうか?

アドバイスをどうぞよろしくお願いします。

補足

なお典型的なファイルでは、元データは財務データ（会計システムからのサマリーデータ2万行/月が複数年分はいっており、各種分析のための30シートがついています。それぞれのシート間でもデータを相互に引用していて、作成担当者が急遽退職したら解読に1日かかりそうなシート構成です。

Answer 1

古いだなんてとんでもなく、至極まっとうなご意見・感覚、
「ある意味常識」だと思います。

＞Excelが平均15MB

CPUにもよるでしょうか、ドライブがSSDでも少し重いですよね。
平均、ですもんね。

ただ、
↓
＞今の職場では、元データも全てついており、
＞sumifやlookupで他のシートに飛ばしているので
＞一覧性はありますが動きがとても遅くなります。
↑
こういう意識の職場は
本当に無礼で申し訳ないのですが、
「Excelでのデータ管理の常識」がまったく通用しない職場です。

このような現場を、質問者様やデータ管理の常識を重んじる方々
が望むような現場にかえるのは、至難の業かと思います。

「こうしたほうがよくないですか？」と提案しても
「はい？なんで？」とか言われてしまいそうです。

あるいは
「私たちもそう思うんだけど、じゃあ、解決にいくらかかるの？」
「あんた解決できるの？」
とすぐに切り返されてしまいそうです。

社長さんあるいは現場の長の方が、
「遅い！重い！お金かけてでもいいから変えたい」
と思わない限り、なんともなりません。

質問者さまだけで

＞アクセスや別のエクセルファイルから
＞データ抽出をした上で作業を進めて

ということを、やるしかないのではないでしょうか？
（やれる部分だけでも。）

office365ならAccessもパソコンにインストールされていませんか？

ご自分だけAccessを使って、ExcelファイルをAccessファイルに吸い込んで、差分も吸い込める仕組みを作って、ご自分だけ、必要なデータを抽出して軽いExcelファイルを作ったらよいのではないでしょうか？

ただ、おおもとの重たいExcelファイルに数式でレコード追加しないといけない、という場合はダメかもしれませんが・・・

せめて「入力後の状態から必要なデータだけを抽出して処理できる」というケースだけでも、Accessを使うなどして・・・・

「SQL」はご存じでしょうか？
Accessのクエリ、という機能で生成される命令文です・・・

SQL、あるいは、Accessクエリと似た機能が、Excelにもあって、
「Microsoft Query」といいます。
あるいは、VBAを使うと、SQLそのものがダイレクトに使えて、データ抽出ができます。
以下のWebページなどがもしご参考になるようでしたら、使ってみてはいかがでしょうか？

「Microsoft Query」
https://euc-access-excel-db.com/mag2charge/pos/Excel2000_msquery_n_pivot20170331.pdf
https://euc-access-excel-db.com/tips/ct08_exceltruebasic/ct080101_excel_true_can/microsoft-query

「VBA＋SQL」
https://euc-access-excel-db.com/tips/ct07_se/ct075012_xls2k_vba_tips/odbc-miquery-make01

両方とも古い機能ですが、365の2019でも使えます。

自分も365で使ってます。

ただ、データ抽出や更新にかかる時間は、もとのExcelファイルが重すぎるると、それに比例して少し重くなります。必要なデータだけ吸い込んだ後は、重くはなりませんが・・・・。

お役に立たない情報でしたら無視してください。