社員旅行の計画が滞っています。具体的な解決策を求めます。

Question

社員旅行の計画が滞っています。具体的な解決策を求めます。弊社が今年の秋、11月初旬に計画している社員旅行は、現状進行が難航し、混乱しています。全ては、この事態を引き起こした幹事二人に責任があります。

始めに、準備は2月末からスタートし、旅行会社三社に見積もりを依頼しましたが、幹事たちは未だに正式に契約する旅行会社を決めかねています。彼らは気に入ったルートを見つけると、他社に同じルートで見積もりを依頼するという無駄な行動を何回も繰り返し、結果として準備に長期間を要しています。
旅行会社は旅行会社で、「修学旅行等で忙しいから、再度見積もり取るのに時間が掛かります」と言ってきて、再度見積もりを取るのに2,3週間も掛かることもあります。

そして彼らの細かさは、効率性を犠牲にしています。例えば、「この時間帯はスケジュールに余裕があるから何かを追加したい」、「食事は酒をたくさん飲んでお酌をし合う宴会にしたいから、電車内食は避けたい、一日目の昼食だけ車内食、とかでも嫌」というような要望があります。食事や余裕のあるスケジュールへの無理な追加要望など、彼らは自分たちの希望を優先し、参加者全員のことを考えていません。

また、彼らは社員旅行に全員が参加するという昔の前提でプランを進めていますが、これは近年の参加者数の減少傾向を無視したものです。直近の4年前の旅行には全体の3分の2しか参加していないです。人数把握がなされていないため、旅行のスケジュールや宿泊施設の予約が確定できていません。これは、幹事の無計画さと深刻な無責任さが露呈しています。

また、彼らが組んだスケジュールには、参加者にとって極端に厳しいものが含まれています。参加者が朝5時に電車に乗らなければならないというのは、参加者の負担を全く考えていない証拠です。

また、物価高につけ込んで旅行費用が不適切に高くなっている疑惑があります。これは、会社と参加者の負担を無視した幹事の無責任な行動です。

さらに、彼らは宿泊施設を何ヶ月も仮押さえしておきながら、まだ確定していません。そのため、宿泊施設側からは「いつ確定するのか」という問い合わせが2週間前ぐらいに来ています。こうした幹事の遅延行為は、旅行会社や宿泊施設側からの信頼を失う結果を招いています。

旅行会社の選定、参加者の確認、行程の調整、宿の予約、価格の協議など、全てが成功する社員旅行の要素ですが、現状ではこれらが適切に進行していないことは、幹事の無責任さと無計画さによるものです。これらが解決しなければ、社員旅行が中止になる恐れすらあり、それは幹事の無能さが原因となります。

全員が楽しめる社員旅行の実現を目指すべきですが、幹事たちはその目標からほど遠い行動をとっています。旅行会社の選定、参加者の確認、宿泊施設の予約確定、そして料金疑問の解消は、全て幹事の仕事であり、彼らが引き起こした問題の解決に向けて彼ら自身が行動を起こすべきです。

また、スケジュールが過酷すぎる場合には、それを緩和することが求められます。社員旅行は参加者が楽しく、負担を感じずに過ごすためのものであり、幹事はその最優先事項を忘れてはなりません。しかし現状では、彼らは参加者のことを考えず、自分たちの好みを優先しています。

これらの問題の解決と改善策の特定、具体的な行動の起こしは幹事にとって急務です。社員旅行は、チームの絆を深め、社員間のコミュニケーションを活発にする重要な機会です。しかし、現在の計画の進行状況は、幹事の無責任さと無能さにより、その目標を損なっています。

皆様の経験やアドバイスを、幹事が誤った方向に向かわないよう、ぜひお聞かせください。どうぞよろしくお願いいたします。

Answer 1

元旅行会社営業です。ここまでふりまわされたら正直旅行会社のモチベーションも下がっていると思います。今から出来る具体策として思いつくのは
1.幹事と社長(又は管理職)が話し合い、最終行程を社長が決める(社長が決めたと言えば文句も出ないので幹事もやりやすいかと)
2.旅行会社へ「最終の見積り」と伝えて希望行程を出し、見積り期限と決定日時も具体的に伝える。
(例：見積提出期限6/30日まで。業社決定日7/7頃)

ここまで具体的にしてくれたら、旅行会社のやる気も上がり、旅館等にも仮予約期限を伝えられるので迷惑にならないと思います。
細かい旅行内容の修正出てくると思いますが、旅行会社としては決めてくれたら苦にならないと思います(決まるかどうかわからない仕事に何度も手間暇時間かかるのはストレスになりモチベーション下がります。入札は1回か再提出で2回がいいとこかなと)

コロナも収束し、旅行楽しみにしている社員さんもいると思います。実現出来ればいいですね！

Answer 2

行き先がどこかわかりませんが、11月の初旬であれば宿泊も交通も、もう手配がつかなくなりますね。

まず、見積もり仕様が決まっていないことが問題です。

見積もり期限がいつで、旅行業者の選定がいつにするかを明確にしていないと進みません。コロナ前のように簡単に手配が付くと思っているのでしょう。

いまはバスのドライバーも不足、旅館も人手不足で宴会場が空いていても受注できない状況です。最終的に旅行業者から断られて終わりになるでしょう。

Answer 3

簡単です。
幹事を変えて再度旅行会社と早急に交渉するしか無いと思いますよ。
それか、社員旅行中止するかです。
早い決断が良いかと思います。