残業時間の合計を1人1人に通知することになりましたが大変ですアドバイ

Question

スください。事務員です。

・残業時間に対して今までより厳しく管理することになりました。・週20時間を超えた時点で該当社員に告知するよう言われました。
・という話を会議ですると自分の残業時間の合計を知りたいから週毎に言って欲しいと社員さんからお願いされました。

困っている点
・20数名の会社ですが個人個人に知らせる(多分メモとかで)のが大変です。
週20時間超えた人にだけ言うので問題ないですよね？

・現在、エクセルで週毎に残業時間を記入して合計が分かるのですが
そのエクセルは個人ごとにシートを作成しているので
エクセルを開けば全員の残業時間が丸わかりになります。
各部長はそれを見ても良いことになっていますが、
パスワードを付けていないので見ようと思えば誰でも閲覧可能。
パスワードは付けるべきか？
それとも部署毎にエクセルを分けるべきでしょうか。

古い会社なので画期的なシステムなどありません、
皆様の会社どうしているのか知りたいです。

Answer 1

私の会社では一定時間の残業を超過した場合は
メールで一斉配信されていましたね。
特別に多い人は色付きで表記されていました笑

20時間を超えた人をピックアップして、
残りの人はエクセルデータから削除した上で
一斉送信したらどうですか？
それにより、周囲が逆に残業超過者に気を配ってあげる事も出来ますよ。

Answer 2

なんで従業員本人が残業時間把握していないんですか？
勤怠記録は何でつけているのでしょう？

「原則自分で管理すること」
と突っぱねちゃって良いと思いますが。

Answer 3

残業は自己管理です。
20時間以上の事前案内は、管理職から部下へ案内です。
残業管理は、上司の業務です。
各自の残業時間は、本来なら部署ごとに、その管理者たけに、パスワードは、絶対必要です。
小規模なら、管理職がすくなければ、管理職全員が見れるのも良いかもしれませんが？
心配は、残業割合が他部署管理者から中傷されると困りますね、、