新入社員です。 定期や健康保険証のコピーなど個人情報が書かれた書類を上に提出しました。

Question

新入社員です。 定期や健康保険証のコピーなど個人情報が書かれた書類を上に提出しました。そうしたら何故か総務の方に「定期代が書かれた書類提出してないけどどうしたの？」と言われました。(100パーセント提出済みです)

私「確かに提出しました」

総務 「誰に提出した？」

私「総務部の〇〇さんです」

総務「後で確認してみます」

数日後
総務「定期代片道何円かかるか教えて」

私「申し訳ありません。今手元にスマホがないのですぐにしらべることができません。(値段を間違えたら困るので)先日提出した書類に書かれてあります」

総務「何円か教えて」(かなりキレ気味)

と言われました。察するに、定期代を記入した書類を紛失してしまったようです。
こういった個人情報が記入してある書類を紛失って普通ありえませんよね？小さい会社なので、新入社員は4人です。
それになぜ総務の方が起こり口調で言ってきたのかがわかりません

Answer 1

社内への提出・取引先への送付...などと、相手に何かしらの書類（またはデータ）を送付するときは、原本をコピーする・データ保存するなどして、控えを持っていた方がいいですよ。

今回の紛失の件に限らず、
『提出してもらった内容で、〇〇が間違ってたみたいだよ』
『こちらの控えを見てみますね....確かに〇〇が間違ってました。すぐに訂正して再提出します』
...といった次第です。

個人情報保護の時代に紛失はありえない！と思うところですが、小さな会社は本業の総務の他に経理も兼ねてることが多いので、業務量の多さに負けて書類の紛失事案はゼロではないです。

Answer 2

個人情報が記載された書類を紛失することは、企業においては非常に重大な問題です。企業は個人情報保護法などの法令に基づき、個人情報を適切に管理する責任があります。そのため、書類の管理には特に注意が必要であり、紛失を防止するためにはセキュリティ対策や取り扱いルールなどを設ける必要があります。

総務の方が口調で言ってきた理由は、もしかすると紛失が起こったことによるストレスやプレッシャーがあったためかもしれません。また、個人情報を取り扱う業務は、プライバシーやコンプライアンスに関する規定が非常に厳格であるため、総務の方は業務上の責任感から厳しい態度を取った可能性があります。

しかしながら、総務の方が言葉遣いや態度に問題があったと感じた場合は、上司や人事部に相談することも検討してみてください。また、自分自身も今後は個人情報保護に関する意識を高め、書類の取り扱いには細心の注意を払うよう心がけることが大切です。