自賠責欄に記載するなら保険会社名と証明書番号かな。 特約欄はあなたの自動車保険証券に記載されている特約を記載しておけば良いかと思います。例としては個人賠償特約や弁護士特約、ファミリーバイク特約等。
推測するに、かなり以前から使用している形式でリニューアルされていないように 思います。 私ならば、担当部署に何を書いたら良いのか質問します。 おそらく多くの人は「こうだろう」と保険会社名などを記入しているのでは。 任意保険の特約欄は、私ならば記入欄がないので人身傷害補償・〇万円は記入 します。 あとはファミリーバイク特約・個人賠償責任保険の付保があれば、それくらい でしょうか。 すべての特約を記入する必要もないと思います。 他部署のことなので「変えるべき」とは言えませんが、記入欄が分かりづらいという感想は伝えても良いと思いますよ。
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