｢ｴｸｾﾙをある程度使えるようになっておいてください｣ と、4月からの一般事務のﾊﾞｲﾄ先の人事の方に言われました…

Question

｢ｴｸｾﾙをある程度使えるようになっておいてください｣

と、4月からの一般事務のﾊﾞｲﾄ先の人事の方に言われました。
私はｴｸｾﾙが使えないので、ﾊﾟｿｺﾝや本で勉強しようと思うのですが、｢ある程度のｴｸｾﾙ｣とは、どんなことができればいいのでしょうか。
その場で聞きそびれてしまいました;
電話して聞ける雰囲気でもありません。
基本ができるように、ということかなぁと思うのですが、基本がなんのことかわかりません。

Answer 1

カレンダーをつくってみるといいですよ。

Ａ４の半分上に、自分でつくった画像をはりつける。
Ａ４の半分下に、カレンダーの日付をつくる。

さて、まず、Ａ４サイズの調節はどうやりますか？

次に画像をはりつける作業。
画像はどうやってもってきますか？
どうやって、エクセルにはりつけますか？

カレンダーの日付の部分。
枠は、どうやって調節しますか？
土曜日はブルー、日曜日はピンクで色分けしてみて下さい。

数字の連続はどうやりますか？
→ひとつひとつ数字を入力しない方法でやってみましょう。

と、これだけの課題でも、けっこうエクセルが使えるようになった
気分になりますよ。

昔、ＯＡ教室のインストラクターの経験もあるので、
教材でやった練習とかをご紹介しておきます。

上記は、基礎ですが、

次に計算式くらいはやっておいてもいいと思います。
たとえば、出勤表をつくってみましょう。

毎日、出勤した時間、一日の合計勤務時間、月のトータル勤務時間
といった感じの表をつくります。

これを、出勤時間だけを入力すると、あとは全部自動計算するような
表につくるのが目標です。

あれこれ機能を調べて、目的の表を完成するころには、すごく勉強になります。

マクロまで使う業務は特殊なので、一般事務作業では
そんなに必要とされません。

次に、スケジュールブックでも作ってみましょう。

１シート目に、スケジュール表、２シート目に連絡先リストとか。
１冊のノートブックをつくってみます。
もちろん、ちゃんとシートごとに表題をつけて下さい。

その他、履歴書の枠組みをそっくり真似た、
データ形式の履歴書をつくってみましょう。
自分の写真もはりつけてみましょう。

ここで、勉強になるのは、それぞれ記入欄の枠組みが
バラバラなサイズの履歴書フォーマットを、
どうやってうまく罫線を組み合わせたり、セルを結合させるか？
ってところですね。
限られたスペースに、文字がはみでないようにしないとならないし、
枠にあわせて、文字の大きさもかえてゆかなくてはなりません。
（かなをふる枠とか、色々あるでしょう？）

印刷してしまうと、同じようにみえても、
元の原稿をみると、エクセルの使い方のセンスとか
すごく差がでる部分です。

Answer 2

電気量販店に行き特だ式エクセルでエクセルを覚えるを買ってくると良いね。

Answer 3

会社に依りけりですが、バイトさんにいきなりこんな一覧表を作ってくださいとか、こんな関数を使った帳票を作ってくださいというようなことはないと思いますよ。

既に、エクセルを使った一覧表や帳票があって、追加でデータを入力するとか、作成済みのテンプレート（サンプル）を使って社名、品名等を入力し、印刷したり、新しい名前を付けて保存したりではないですか。

だから、ブック（シート）いわゆるファイルを呼び出し、編集（入力）、印刷、保存という仕事が多いと思います。
そのうち、新しい一覧表や帳票の仕事が回ってくるかと思います。
多分、その様なことができる人間は既にいて、簡単な作業はバイトの方にお願いするということでしょう。

だから、自分で以上のようなことができるにこしたことありませんが、最悪分からないことは聞くことができると思います。

でも、バイトも重要な戦力ですから、早くエクセルを使いこなせるように努力することです。

それと、エクセルにもバージョンがありますから、会社で使っているバージョンを電話で聞いてから、同じバージョンの入門書的なテキストで勉強することです。
その時に、どんなことをするのか、知識が必要かさらりと聞いてみてはどうでしょう。
バージョンを聞いてこないということは、素人かなという感じを持っているかも。

頑張ってください。

Answer 4

私も自分の部署に人を入れる際は、エクセル、ワード、パワーポイントの使える人という条件をつけたりしますが、取り分けエクセルは必須だと思っています。
最低でも、ファイルの読み込み・保存、かな英数入力、罫線が引け、簡単な計算式作成、レイアウト、印刷などが必要だと思います。
後は、少しづつスキルを上げて行けば良いかと思います。
実際は、本などで勉強した知識だけでなく、困りながら使いこなしていくなかで得た経験が今後の仕事で役に立つと思いますよ。