観光バスの事務をしています。 先輩もいないし、経験もないのでわかるかたおしえてください！ 今お客様から依頼がある…

Question

観光バスの事務をしています。
先輩もいないし、経験もないのでわかるかたおしえてください！

今お客様から依頼があると
申込書・引受書を作成しますよね？
これの作成の流れがわかりません。

記入はお客様にかいてもらうのか？、
電話での注文の場合はどうするのか。など教えたいただけるとうれしいです。

宜しくお願いします。

補足

立ち上がりの会社で過去の記録もありません。。。。わかりました！お客様にかいてもらうのですね(*^^*)
電話の場合はこちらで打ち込みしてもいいのでしょうか？
また、申込書・引受書になっていますが2部作成しお客様にも控えになるものを渡してほうがいいのですか？

Answer 1

>電話の場合はこちらで打ち込みしてもいいのでしょうか？
また、申込書・引受書になっていますが2部作成しお客様にも控えになるものを渡してほうがいいのですか？

前述しましたが、こちらで打ち込みした場合は面倒でも、必ずお客様の自筆の署名を貰って下さい。
つまり、この申込書に相違の無いと 事と、制約条件に同意の上申込みます…という同意書になりますね。

それは申込書に署名して貰って、お客様控えを渡した方が良いでしょうね。
どちらかと言うと、ルートや人数に間違いや変更は無いのか？キャンセルや事故や何かトラブルが有った場合の対処方法は？保険はどうなっているのか？天災や事故や渋滞により、途中キャンセルや間引き運行などなど。
そういうことの説明と同意が必要になりますからね。
何も無い事が前提では無く、何か有る事を想定して置かなければなりませんから。そこで結果的に何も無い事が一番です。

会社によっても違うと思いますが、基本的には、必ずお客様に申込書は書いてもらう…でしょう。

後あと、聞いていないとか聞き間違いとかのミスが起きない様に。
旅行代理店などもそうだと思います。
そうじゃ無い所は、この旅程に間違い有りませんという確認の署名をして出さなければなりません。

あたなの会社の場合は、過去の記録を見れば分かるのでは？
一人一人違うのか、同じ自筆で書かれているのか？

Answer 2

運送引受書ですね。相手方に記入してもらってください。相手はご一行さんであれば代表者、庸車であればバス会社に。
電話での場合はFAXでいけます。