仕事での困り事 事業計画・経営企画などやっている方、教えて下さい。 会社で事業計画、報告の取りまとめをしています。 …

Question

仕事での困り事
事業計画・経営企画などやっている方、教えて下さい。

会社で事業計画、報告の取りまとめをしています。

①報告書
②人数と予算の実績を事業部ごとにExcelにまとめたもの③2のExcelを大きなくくりでまとめたもの

この3つは、ばっちり数字が合っていないといけないのですが、各事業部とも何らかの理由で合いません。
(私はこの仕事について半年。ずれの理由は分かりません)
数字いじったら、他の資料も数字が変わることを理解していない場合や、手持ちデータを元に報告書作成、②のデータは参照していない等？？

相違があるので再提出、と求めてもさらにズレた数字を出されたりで、ほとほと疲れました…

思えば、過去に就業した他社でも事業計画って手こずっていたような、、、

何をどうしたら良いのかさっぱり分かりませんが、正確な数字を出してもらうために工夫している事をおしえていただけませんか

Answer 1

現役経営企画室で業務効率化を担当しています。

本件の最も大きな問題は、3つのデータが紐づけられていないことです。
（末端の新入社員にまで周知徹底するというのは、経験上小さな規模の会社でも現実的ではありません）

「禁止事項はできなくしておく」というのが大原則で、理想的な対策は3つのデータを紐づけておくことです。
紐づけというのは、具体的には、3を親データ、2を子データ、1を孫データとして、一意（つまり、重複のない）のIDで参照関係にしておくことです。
親は国、子は都道府県、孫は市町村と考えるとわかりやすいかもしれないですね。札幌市で人口が増えると、北海道の人口、日本の人口はその分だけ増えます。
1の各社員のデータの集合体を基に2の部門データが構成され、2の部門データを基に全社データが構成されるので、ズレが発生することは絶対にありません。
なお、親データは基本的にはいじりません。1から集めたデータで構成された2をさらに集めた最終形態だからです。親データの分類としては、例えば期ごとに区切る（例：2024年第1期、2024年2期…）という感じがわかりやすいでしょうか？親データID2024-1に結びついている子、孫データが変更された場合（社員が新規報告書を提出したり、事後で報告書をいじったり）、同じ2024-1で結びついた子および親データにもその変更が反映されます。

ここからが本番ですが、残念ながら使用ツールがエクセルとのことなので、データの同期はあまり現実的ではありません。
私でしたらAppSheetというノーコードアプリを作成できるGoogleのサービスを使っていますが、少し知識は必要です。あと、Google Workspaceアカウントも必要になってきますので、全社導入はまあまあハードルが高いです。
ただ、AppSheetは自由自在にアプリが作れるので、本当に使えますよ。期限が過ぎたら編集できないようにしたり、変更があったら担当者に自動でお知らせメールを届けたり。
https://appsheet-apps.jp/

まあ、貴社でも何かしらグループウェアは入れていると思いますので、社内SEあたりにこのようなシステムが実現できないか尋ねてみるとよいと思います。
問題はITシステムの弱さにあると思います。

Answer 2

経理部の賢い人にヘルプをお願いしてみたらどうでしょう。
すぐわかるかも。