総務部に勤務しています。 今回、総務部内で管理する消耗品（コピー用紙などの事務用品）の在庫管理・発注業務の改善するよう…

Question

総務部に勤務しています。
今回、総務部内で管理する消耗品（コピー用紙などの事務用品）の在庫管理・発注業務の改善するよう指示を受けました。現状は、
毎週決まった曜日に担当者が、
定期的に必要となるコピー用紙や封筒などは、今までの経験で、
定期発注以外のスポット品で必要物品があれば、各自に聞き取り。
指定の用紙に記入して発注部署に用紙を渡す。

担当者の経験が頼りで、在籍の長い人でないとできない状態です。

今回受けたミッションは、「担当者以外でも、極端なことを言えば新入社員でもできるようなしくみ作りをすること」です。
実際に、新入社員がやってみても、結局担当者に全て聞いていました。
かくいう私も入社して２週間ですが…。
社会人生活が１０年以上ということと、前職が資材購買をしていたというだけで、イキナリふられました。

自分なりに考えたのは
・管理表を作成する（使用は総務内だけなので、不要？）
・定位置を決める（ある程度決まっているので不要？）
・最低在庫数を決める（経験が頼りなので、不可欠？）

ただ、コピー用紙や封筒などは季節物という説明も受けました。
行政提出書類や入社書類の送付などで大量に必要となる時期もある。
1か月の中でも、月末月初は多く必要だったり、月中はそうでもなかったりと。

そのためには、発注タイミングの間での使用料の把握が第一歩かなと考えています。
データとしては、１年分くらいあった方がよいでしょうか？季節物を考慮して。

８月末をめどに、アイデアを書面（ＰＰＴ）で提案しなければいけないので、悩んでいます。

他に何かよいアイデアがあれば、教えてください。

Answer 1

誰でも管理・発注が可能にする為には何が必要か考えていけば、自ずと見えてくるとは思います。目的が「誰でもが分かる」となると、質問者も言われる事と重複はしますけど、

① 対象となる事務用品の常備在庫の管理を明確にする為に、整理整頓は必須。例えば、シャルビングや軽量物品棚、保管庫を使う場合にしても、常備品の保管位置を決めておくのがベスト。

② 使用する事務用品の中で、常備品をある程度絞り込んで、固定化する必要があります。それには個々の「好み」で選択していたモノ（例えば、筆記具は好みの個人差が大きい）も絞り込みが必要になります。

③ ②を踏まえて、一覧を作成し、一覧表には発注単位等を記載しておく。その際に、一覧表には連番（Ａ~でもｏｋ）と、商品名・商品番号（又は発注番号）を記載し、備考欄でも設けて発注単位を記載しておくといいかと。
例えば、

Ａ 2色ボールペン 〇☓△ー２Ｃ（商品番号） １１１－３４５６（注文番号）
★10本未満になったら20本発注

Ｂ ３色ボールペン ☓△〇ー３Ｃ ２２２－３４５６
★10本未満になったら10本発注

とか。

④ ③を元にラベル等を作成し、発注時に一覧の何番を見れば分かるように（例えば、Ａなら、一覧のＡを見ると、発注タイミングと発注数が分かる程度）しておけば、良いです。

問題は、常備在庫がいくつになった時に発注するのかという点なので、モノによっては、異なってきますのでそれは社内でどの程度の数量が適量かを協議して決めれば良いと思います。「誰でもできる」というならば、個人で抱え込まずに、相談すべきところは相談して決めていかないと、後から「あれはそんなに要らん」とか「もっといる」とか個々の意見が出てくる可能性があります。
そうすれば、8月中旬までには一覧自体は出来てしまうので、あとは提案書を纏めれば良いかと。

基本的に、事務用品も通販を使用すれば概ね翌営業日には届きますから、特殊なモノを除くと慌てる必要は少ないとは思います。
特に、通販の場合だと、注文番号が一覧にされていると、発注が楽です。webの場合は履歴の引用やよく購入するモノリストとかで選択も可能になるので、効率は上がります。
で、月末・月初・季節ものに関しては、月末に担当者が月初分を想定して発注を掛ければ良いです。季節用品も同様です。この点に関しては、特定個人が注意しておかないと重複発注や「誰かしてくれるやろ」というのが恐らく起こります。
押さえるべき、とこだけ担当者がしっかり管理し、後は皆が協力し合えば良いと思います。

Answer 2

どういう風に「管理している」か不明なので、そこだけで十分経験が求められるのではないでしょうか。
例えばボールペン等の保管している引き出しがある、なくなったら補充する、この管理者が１人だけに任されているなら、新人でもわかりやすくというのは無理です。
誰もがチェックでき、尚且つ誰もが依頼をしやすい環境。
私の過去経験で、総務というか事務的な人が私含め２人しかいませんでしたので、２人で管理し足りない用品があればメモにでも書き記し、片方が「注文するけど他に必要なのは？」と互いに相談して注文していました。
他の社員からは必要な時だけ「アレ頼んどいて」と言われてメモを取っておき一緒に注文するように自然となっていました。
いくつか過去に仕事していますが、事務用品の発注はだいたい似たようなもので、必要なと時に総務へ言ったり管理してた社長へ言ったり、後は管理者がどうにかしてくれて、という流れです。

＞定期発注以外のスポット品で必要物品があれば、各自に聞き取り。
受ける側が、各自に聞きに行く作業がある時点で、「なくなっても聞き取りに来るまで発注できない」のと同じです。

在庫数固定するのも良いかも知れませんが、その在庫誰が管理するのですか？
全員で管理して全員で発注作業できるようにしないと、なくなったままですよ。

Answer 3

発注担当者は、在庫を管理して、一定数以下になったら、一定部数の注文を入れる、という決まりごとを作る。
それ以上に必要な場合は、その担当者が必要な日より○日前までに、発注担当者に連絡をする。

これでいけるのでは？

Answer 4

保管場所がなくてギリギリのギリギリで済ませなくてはならない。
でないならば、多目になるような在庫量指定して、補充注文を定期でさせる。←ベースはこれ。
一ヶ月に一回過多を上長が確認出来るように、在庫量と次月予定を報告書にする。指定あらば増減させる
なんてくらいで話が通れば詳細を後の書類にまとめてみては？