アルバイト社員や非正規有期雇用の契約更新管理について 当社では業務上多数のアルバイトさんらを雇用しており、延べ…

Question

アルバイト社員や非正規有期雇用の契約更新管理について

当社では業務上多数のアルバイトさんらを雇用しており、延べ500名近くを3か月更新で契約しております。管理をエクセルで行っており、システムに浅学なため、アナログで以下のような非効率(多分)な対応をしてます。

(例) 1～12月までのシートタブを作成の上で、、

社員番号 氏名 契約期間
１ A 2/1-4/30
16 D 2/1-4/30 ・・・

上記のように4月末終わりの方は4月のシートタブに記載し管理、更新したらアナログで次の更新時の7月タブに写して改め管理しています。

事務方2‐3名で何とか対応してますが、どうしてもマンパワーにつき更新した月のタブに入れ漏れしたりがあり、SUM関数・VLOOKや条件付き書式を活かして利便化したいのですが何かお知恵ありませんでしょうか。

理想はタブ別にせずに社員一覧を1シートで並べて、期日が近づいたら色が変わるなり
でアラームみたいにしたいのですが、その更新した情報を別部署に共有する必要があり、更新確認が出来てもいきなり契約期間を当方だけで3か月更新書き換えできない状況です。
※契約書発行部署が異なりまして、、

発送が完了したら(〇をつけたら)新たに3か月更新に自動となるやらでもアイデアだけでもこのような経験方やエクセル詳しい方で情報頂ければ助かります。
もし、式もつけていただければ大変ありがたいです

Answer 1

１．１シートにまとめる
２．
D２=DATEVALUE(IF(VALUE(LEFT(C2,FIND("/",C2,1)-1))>10,"2023/","2024/") & LEFT(C2,FIND("-",C2,1)-1))
E２=DATEVALUE("2024/" & RIGHT(C2,LEN(C2)-FIND("-",C2,1)))
以下オートフィルでC列の日付を分ける。
３．シート全体をコピー、値貼り付けで値に変換
４．C列を部署に変更（フィルターで部署ごとのリストを作成できるようにする為）
５．G２ =IF(F2="",D2,E2+1)
H２ =IF(F2="",E2,EOMONTH(E2,3))
以下オートフィル
６．条件付き書式はA２からH最終行を範囲指定し=AND($A2<>"",TODAY()+30>=$E2)

最終的に画像のようなシートにしてF列に値を入れるとG,H列に更新日付が入るようにします。
更新する場合は G,H列をD,E列に値コピー、F列クリア。
こちらをマクロ登録しておくと毎回ボタン一つで出来るようになります。

ざっと箇条書きにしてみました。ご参考まで

Answer 2

データリストを 1つのシートに集約したとして。

最初の契約日のデータがあるなら、3ヶ月毎の期日は自動計算が出来ます。
「TODAY()」関数で当日日付が取得できるので、最初の契約日から 3ヶ月毎の倍数の月で、TODAY() より後の直近（未来）日付を自動計算させれば良いです。

で、その日付さえ計算できれば、後は「〇日以内になると注意イエロー」「更に経過して〇日以内で警告レッド」の様に、「条件付き書式」で色を付けるとか、フィルターでも指定日付以内で抽出する等が出来ます。

添付画像の例では、数式は LET 関数が対応されているバージョン用です。

Answer 3

情報が少なすぎてよくわかりませんが。。。。
延べ500名ということは、毎月平均40名程が契約更新を迎えるということ？
だとしたら全然大した数じゃない。
毎月500名の契約更新なら、そりゃ大変だと思いますが。

例えば、契約残日数を項目として持たせておくとか。。。。
添付画像の表を参照ください。
F1セル =Today()
E2セル =D2-$F$1